Dicas para reduzir custos na empresa

Você pode estar gastando mais do que deveria com site, e-mails e hospedagem. Reavalie seus gastos e saiba como reduzir custos na empresa (sem sair da linha).

Por Fabio Lobo, atualizado em 21/10/2020. 2 pessoas falando sobre isso!

Reduzir custos na empresa é uma forma de garantir a administração saudável das finanças em períodos de baixo faturamento. Além disso, a tática de cortar gastos auxilia nas chances de obter saldos positivos no fim de todo mês. 

De acordo com o relatório Doing Business realizado em 2020, abrir uma empresa no Brasil custa um valor médio de R$ 1388,77 (média de custos em São Paulo e Rio de Janeiro). E ainda que tudo seja feito nos conformes, o lucro e a estabilidade não são garantidos.

Dados do Serasa, inclusive, apontam o crescimento dos pedidos de recuperação judicial e solicitação de falência em 2020. Por isso, é a hora certa de pensar na saúde financeira do seu negócio e formular métodos para economizar.

Desse modo, resolvi trazer as principais dicas para planejar e analisar os custos gerais do seu negócio. Aassim será possível compreender o funcionamento financeiro da empresa e guiá-la para resultados favoráveis. Você vai conferir:

  • Como analisar sua caderneta de gastos
  • Como reduzir os custos na empresa
  • Dúvidas e respostas sobre cortes de despesas
  • E como é possível reduzir custos com site, e-mail e hospedagem

Vamos lá!

notas de 100 reais

Conheça sua caderneta de gastos

Antes de mais nada, entenda que custos e despesas são coisas diferentes. As despesas são os gastos essenciais (como luz e salários), já os custos compreendem os valores usados em serviços e produtos que facilitam o trabalho, a convivência e melhoram ou organizam o ambiente empresarial. 

Como é compreensível, é bem mais fácil diminuir gastos nos custos do que nas despesas, mas você pode economizar nos dois, desde que consiga diferenciá-los e entender para onde o dinheiro está indo. Para isso, descubra as respostas para as seguintes perguntas:

  1. Quais são os gastos de todas as cadernetas de despesas e custos? (Liste tudo! Da conta de luz até os produtos de limpeza e higiene dos banheiros, se for o caso).
  2. Agora, quais são as despesas essenciais? (As que sem elas a empresa não produz. Entram nessa lista salários, contas de luz/água/internet e fornecedores, por exemplo).
  3. Quais são os custos não essenciais? (Por exemplo: uso de papel ou serviços mais caros dos que o necessário, como planos de telefonia, etc).
  4. Como reduzir os gastos essenciais e não essenciais, e quais os impactos? (É nessa hora que costumamos tremer na base, pois é onde precisamos pensar nas alternativas e mudanças necessárias). 
  5. Por fim, quais são os setores afetados pela redução? (Lembre-se que podem surgir reclamações se um setor for afetado pela redução de custos enquanto outros não são. Isso pode causar atritos entre as lideranças dos setores). 

Nunca pule a parte de conhecer os gastos da empresa. Pode parecer óbvio, mas a maioria (senão todos os erros) cometidos na hora de conter ou reduzir gastos empresariais acontecem pela incompreensão sobre a natureza financeira do negócio. 

De nada adianta, por exemplo, cortar o valor do cafezinho dos funcionários (quando é um valor mínimo) e manter uma linha de telefone de alto custo desnecessária. Caso você cometa esse erro, o resultado pode ser uma redução insignificante dos gastos e prejuízo nas relações do ambiente de trabalho (além da fama de muquirana, que não pega nada bem). 

Como reduzir custos na empresa

Agora chegou a hora de colocar a mão na massa, ou melhor, nas planilhas! Abaixo você encontra a lista com quinze dicas para reduzir custos no seu negócio.

Lembre-se de anotar os seus gastos antes e depois de aplicar as dicas, para ter uma noção da economia gerada e saber se ela está funcionando na prática.

1. Reavalie os serviços de internet e telefonia

A internet é essencial para a maioria das empresas. O que acontece é que muitas vezes se contrata um serviço ou plano muito maior do que o necessário.

Do que adianta uma velocidade de internet exagerada para usos modestos? Verifique se não há algum plano ou fornecedor mais em conta que supra as necessidades do seu negócio. Isso vale para todas as tarifas de serviços contratados.

Sobre os serviços de telefonia, acredito que minha opinião seja um pouco polêmica, pois acho que são poucas as empresas de pequeno e médio porte que necessitam realmente de telefone fixo (uma vez que aplicativos de comunicação já são tão comuns, inclusive por voz). Mas tudo depende do seu público-consumidor e logicamente das necessidades do seu negócio. 

Mas lembre-se, se for cancelar/reduzir a linha de telefone ao optar por fazer a comunicação empresarial via internet/aplicativos, a dica de diminuir a velocidade do serviço de rede pode ser inviável, já que você vai precisar de uma velocidade de rede que supra a demanda.

2. Utilize serviços especializados grátis para contas de e-mail

pessoa olhando para a tela de seu smartphone; há uma notificação de e-mails na tela

Já colocou no papel quanto sua empresa realmente gasta por mês com contas de e-mail?

Se você assina o Google Workspace, a conta no final do mês pode ser sempre uma surpresa com a variação cambial.

Se você utiliza um sistema de e-mails hospedado junto com o seu site, poderá ter gastos elevados com a própria hospedagem, além de comprometer o funcionamento (e até a segurança) do seu site. Isso porque sites e e-mails devem ser hospedados separadamente.

Alguns motivos para esse argumento:

  • Filtro de spam: em uma hospedagem de sites, o filtro de spam dos emails praticamente não existe. Assim, você acaba recebendo mais lixo por email, o que aumenta o consumo de espaço do servidor (o que encarece o serviço) e de processamento também (o que pode deixar seu site lento e até offline);
  • IP compartilhado: se você hospeda seu site e seus emails em uma hospedagem compartilhada, vários outros clientes utilizam o mesmo IP. Então, se o IP daquele servidor acaba sendo comprometido por envio de spams de outro cliente da hospedagem, você também terá problemas. Ou seja, seus e-mails poderão ser considerados spam também;
  • Backups: se os e-mails não são deletados constantemente, além de consumir um espaço gigante na hospedagem, irão dificultar as cópias de segurança do seu site. Ou seja, sua empresa poderá ter os backups comprometidos.

Como contornar tudo isso? Utilizando provedores de e-mails especializados no assunto.

O Zoho Mail é gratuito para até cinco contas, e o Yandex Mail é grátis e sem limitação de quantidade de contas. Em ambos os casos você poderá utilizar o domínio que desejar, é claro.

3. Experimente parcerias e permutas

Existe alguma empresa que pode se beneficiar dos seus serviços e vice-versa? Se sim, por que não elaborar uma proposta de parceria?! Esta prática é mais comum a cada dia, além de que muitos negócios iniciantes e maduros costumam obter diversos benefícios dessa ajuda coletiva. 

Por exemplo, se você possui um escritório de contabilidade e conhece alguém que possui uma empresa de manutenção de equipamentos informáticos, por que não oferecer seus serviços contábeis em troca do trabalho dessa outra empresa? Com isso, já é possível diminuir um custo/despesa. 

4. Instaure a prática do home office 

O home office é um estilo de trabalho relativamente recente, mas muito proveitoso.

A verdade é que na maioria das empresas há sempre aqueles colaboradores que podiam muito bem estar trabalhando de casa e, assim, anulando gastos diários da empresa.

Com o trabalho remoto é possível diminuir gastos como, por exemplo, auxílio transporte, consumo de energia elétrica, custos de itens de escritório e despesas de manutenção de equipamento. Existem várias plataformas de gerenciamento home office, que facilitam o exercício profissional tanto para a empresa quanto para o funcionário. 

Logicamente, o indicado é oferecer aos remotos os direitos e garantias trabalhistas, para que possam exercer a profissão com a segurança e compromisso adequados. Mas mesmo assim ainda é boa maneira de dar aquela freada nos custos. 

5. Economize nas contas de luz

Medidas bem simples podem ser o grande segredo nessa etapa, como desligar da tomada os aparelhos não utilizados (não deixar em stand by ou modo de espera, mas tirar da tomada mesmo), substituir as lâmpadas pelas de LED ou instalar sensores que ativam a luz somente quando há movimento no ambiente.

Nos dois últimos casos, é necessário um investimento para as instalações, portanto são estratégias de diminuição de custos a longo prazo. 

Caso o ambiente de trabalho seja muito escuro, outra dica é pintar as paredes de cores claras e, na maior das hipóteses, abrir mais janelas. Desse modo, o local fica mais iluminado e a luz elétrica se torna menos necessária. 

Sobre os aparelhos de ar-condicionado, que costumam dar aquela apimentada na conta de luz, o que você pode fazer é buscar opções de resfriamento natural do ambiente como sistema de ventilação e mais janelas. 

Você também pode assegurar o uso consciente do ar-condicionado apenas quando necessário. Por exemplo, estipular um horário para ligá-lo nas horas mais quentes do dia, algo entre 10h e 16h.

6. Analise o ROI do seu site

ilustração de pessoas escrevendo gráficos em uma tela de computador

Muita gente não calcula o ROI (Return Over Investment, ou retorno sobre investimento) do próprio site. Aliás, não precisa nem fazer conta, basta responder: o site da empresa está, ao menos, se pagando?

Isso também depende do objetivo do seu site, claro. Se for para atrair mais clientes e isso não estiver acontecendo, é hora de rever as estratégias (como SEO, mapa de calor, testes A/B e, quem sabe, fazer um site novo).

Você não deve calcular só o que investiu para ter o site, mas o que investe mensalmente também – como a hospedagem. Se um site é mal feito, os custos de hospedagem podem ser muito mais altos do que deveriam. Isso porque você acaba precisando de um plano mais robusto pra dar conta do site mal otimizado.

Veja como está o desempenho do seu site nos navegadores (se está lento e pesado) e no Google (se está bem indexado). Faça uma auditoria com um profissional da área.

Analisar o retorno que seu site está gerando não só vai te ajudar a planejar melhorias para mais conversões, mas também poderá reduzir gastos de sua empresa.

7. Confira o estoque e direcione a produção

Caso seja uma empresa de vendas ou fornecimento de serviços, o ideal é que você confira como anda o seu estoque. Avalie se há produtos acumulados e diminua sua produção ou compra. Além de diminuir gastos, essa etapa trará mais organização sobre as finanças do seu negócio.

Se, por exemplo, você lidera uma empresa que vende bolsas e sapatos, e vem percebendo que há muito mais faturamento na venda de apenas um dos dois tipos de produto, é estratégico que a produção/revenda seja direcionada para aqueles produtos que trazem mais retorno financeiro.

8. Troque as horas extras pelo sistema de banco de horas

O pagamento de horas extras é uma despesa que no fim do mês pode representar uma boa quantia de dinheiro (e surpresas).

A sugestão para diminuir esse gasto é instaurar um sistema de banco de horas, ou seja, as horas extras dos colaboradores passar a ser recompensada com folgas programadas.

Além de ser vantajoso para a empresa no sentido financeiro, os funcionários costumam gostar desse sistema, pois assim podem programar folgas para realizar viagens, ir a eventos, etc.

9. Renegocie as dívidas

Se você possui dívidas e está passando por um período de baixo faturamento, aconselho bastante procurar a renegociação dos valores em aberto. Você pode receber descontos, oferecer pagamentos com serviços da sua empresa e até mesmo ter algumas parcelas em atraso perdoadas.

Se a dívida for com bancos, toda agência possui um setor de negociação de dívidas que pode valer a pena consultar. No caso de dívidas atrasadas, existem instituições financeiras que oferecem consultoria de graça, como o Serasa. Eles, inclusive, podem te ajudar em uma renegociação favorável.

10. Venda online

caixas minúsculas de encomendas em cima de um laptop; na tela há um e-commerce aberto

Para muita gente, essa ficha só caiu em tempos de pandemia: a importância de ter um ambiente para vendas na internet, como um e-commerce próprio para a sua empresa.

Mesmo que esse não seja o seu foco, você pode planejar vender online através do Mercado Livre, por exemplo. É uma forma bem prática e barata, porque você não tem custos para criar sua loja, não precisa se preocupar com cálculos de frete e meios de pagamento e ainda pode ser encontrado facilmente nas buscas.

Trabalhar com e-commerce é, de longe, bem mais barato do que ter uma loja física. Começando aos poucos, mas com foco, com o tempo você pode acabar migrando toda a sua operação para a internet e irá cortar muitos custos com isso.

11. Opte por bancos digitais

Ainda falando em banco, os bancos digitais costumam ter nenhuma ou bem menos tarifas e taxas do que os bancos tradicionais.

Migrar para essa modalidade bancária é imensamente vantajoso, tanto em relação as transações comerciais quanto empresariais (como a facilidade para realizar pagamentos de funcionários e fornecedores, etc.). 

Isso acaba gerando um sistema de pagamento com taxas menores ou até mesmo sem taxas, principalmente os pequenos pagamentos comuns em todo negócio e anuidade do cartão de crédito.

12. Mande embora os itens descartáveis

Copos, colherinhas e outros itens descartáveis são um custo desnecessário em toda e qualquer empresa. Nesse caso, para reduzir os custos, a sugestão é apostar em canecas e colheres individuais, para que todos os colaboradores possam usar, lavar e guardar dentro das imediações. 

Além de economizar na compra dos descartáveis, sua empresa vai contribuir (e muito) na questão ambiental. Estima-se que um único copo descartável de plástico demore aproximadamente 100 anos para se decompor naturalmente. Isso mesmo, 100 anos!

13. Aposente as impressoras

Em muitas empresas persiste um antigo hábito de imprimir várias coisas que, no final das contas, podem ser vistas nas telas dos dispositivos digitais.

Pensando nisso, é bom reavaliar a necessidade das impressões. Além de economizar nos gastos com papel, economiza-se também em tinta e em manutenção. 

E, assim como na dica 12, o meio ambiente também agradece.

14. Verifique os custos de hospedagem do site

sala de servidores com um enfeite de nuvens em uma mesa

As dicas 2 e 6 são cruciais nessa análise. Você pode estar gastando muito com hospedagem por causa de contas de e-mail e um site mal otimizado.

Mas o contrário também deve ser levado em consideração, afinal, o barato sai caro. Não adianta correr atrás de uma hospedagem popular e baratinha e acabar tendo um site inseguro, lento e instável.

Então, a dica aqui não é economizar, mas avaliar. Você pode, sim, cortar custos da hospedagem terceirizando recursos e soluções como contas de e-mail, materiais para download, mídia (vídeos, podcasts e afins) etc.

Além disso, pode fazer uma análise para avaliar se seu site está consumindo mais recursos do que deveria. Reformular o site ou criar um novo pode sair “caro”, mas também pode reduzir custos mensais a curto prazo.

Mas se a hospedagem não for confiável, você vai acabar tendo prejuízo lá na frente com manutenção, instabilidade (um site offline não vende – e perde posições no Google) remoção de vírus e por aí vai.

15. Busque um software de gerenciamento de finanças

Por fim, um bom programa (software) de gerenciamento das finanças pode fazer a redução de custos e gastos ser uma tarefa ainda mais fácil.

Com eles, é possível gerar gráficos, tabelas e projetar metas que, além de transparecer mais a natureza financeira do seu negócio, pode potencializar a economia de gastos principalmente a longo prazo.

É importante que você mantenha os gastos na linha. Acompanhe os custos da empresa mensalmente.

Bônus: Dê um bom exemplo ao reduzir custos

Vou ser sincero: de nada vai adiantar formular todo um sistema de redução de custos e você, enquanto chefe ou gerente, não dá um bom exemplo dentro da empresa. 

Um empreendimento funciona como um time onde todo mundo precisa se esforçar para chegar à uma meta. Se do ponto de vista dos funcionários você não estiver nem aí para economizar, da parte deles isso também pode ser desestimulado.

Por isso, mostre-se comprometido com a causa.

Economize com seu negócio online

Pra resumir esse tópico que é a minha praia, seguem minhas dicas básicas para que você possa economizar com seu site, hospedagem e contas de e-mail:

  • Tenha um site leve e otimizado: Quanto menos um site consumir recursos, menos você vai precisar investir com hospedagem. E essa economia de recursos vai desde a criação do site (que deve ser bem otimizado e minificado, com cache bem configurado etc) à manutenção do mesmo (incluindo a quantidade e peso de o que você publica em seu site).
  • Cuidado com imagens pesadas: Fotos devem ser salvas como JPG e gráficos e ilustrações como PNG. Do contrário, o tamanho das imagens pode ser muito – mas MUITO – maior. Se você quer reduzir custos com hospedagem, essa dica é quase infalível.
  • Utilize soluções prontas: Estamos em tempo de economizar? Não reinvente a roda! Procure ferramentas prontas para seu site. De temas prontos a outras soluções, como utilizar o Mercado Livre como e-commerce e o Google Meu Negócio como site provisório.
  • Terceirize o que for possível: Assim como as contas de e-mail devem ser hospedadas em servidores especializados, sem ser tudo junto com seu site, opte por outras hospedagens de mídias como YouTube para vídeos, por exemplo. Essas ferramentas são gratuitas e podem garantir uma economia enorme na sua conta de hospedagem.
  • Não “economize” com hospedagem: Contraditório? Explico: não caia na lábia das hospedagens mais conhecidas e baratinhas. Você pode ter dores de cabeça e prejuízos com instabilidade, SEO, insegurança e por aí vai. Então, contratar uma hospedagem confiável pode custar um pouco mais caro, mas é um investimento que garante custos menores (ou nenhum custo) de manutenção.

Espero que as dicas sejam proveitosas para que você possa reduzir custos de sua empresa!

Créditos das imagens: Freepik.

Revisão

Viu todas as dicas? Então você vai saber responder as perguntas abaixo:

Quanto custa abrir uma empresa?

Abrir uma empresa no Brasil custa um valor médio de R$ 1388,77, segundo relatório Doing Business realizado em 2020. A pesquisa levou em consideração os custos para abertura de empresa em São Paulo e no Rio de Janeiro.

Como economizar com tarifas de bancos?

A maneira mais fácil de reduzir custos com bancos em geral é optar por bancos digitais, como Inter (antigo Intermedium) e Nubank. São bancos confiáveis e não cobram taxas de transferência, por exemplo, nem anuidade de cartão.

Como economizar com site e hospedagem?

Faça uma auditoria de seu site e veja se ele não está consumindo mais recursos do que deveria. Se estiver, contrate um profissional para otimizá-lo – assim você poderá reduzir custos com hospedagem. Além disso, utilize hospedagens de e-mail como Zoho Mail e Yandex Mail, que são gratuitas, e terceirize a hospedagem de mídias como vídeos e podcasts.

Não é permitida a reprodução integral desse conteúdo. A cópia pode ser ruim para você!

Quem é Fabio Lobo?

Web designer, desenvolvedor front-end e programador WordPress.

Quem é Fabio Lobo?

Estou há mais de uma década na área. O foco do meu trabalho é em usabilidade, facilidade pro usuário, acessibilidade, SEO e performance.

Também tenho alguns projetos open source, além de prestar consultoria em hospedagem WordPress e criação de conteúdo.

Como posso te ajudar hoje?

Trabalho com consultoria, suporte, manutenção, criação e desenvolvimento.

Fale comigo

Leia também...

...alguns textos que têm a ver com o assunto:

Como migrar o WordPress: passo a passo

Confira as melhores formas de migrar o WordPress de hospedagem ou plataforma, sem perder nada. Veja dicas para migração do Blogger, Hubspot, contas de e-mails e mais.

Como planejar um site profissional e completo

Antes de pensar na criação do seu site é preciso ter um planejamento. Veja minhas dicas para planejar um site e evitar imprevistos, gastos desnecessários e retrabalhos.

Site do zero: da criação ao lançamento

Veja o processo de criação de um site do zero: do rascunho ao layout, do desenvolvimento à hospedagem. E o que fazer depois que o site for para o ar? Tire suas dúvidas!

Comentários

2 comentários até o momento

  • Atesto e dou fé a dica 2, consegui até reduzir o plano de hospedagem, os spams praticamente zeraram e os backups ficaram muito mais leves.

    Responder
    • Essa é infalível mesmo, Danilo!

      Responder

Deixe seu comentário

Se você deseja um orçamento, entre em contato clicando aqui.

Quero um orçamento