E-mail com domínio próprio: guia e comparações

Diante do cenário competitivo, ter um e-mail com domínio próprio é vantajoso para o seu negócio. Criar um e-mail personalizado exemplifica o caráter profissional e corporativo da empresa aos clientes interessados. E fica melhor ainda quando você utiliza uma hospedagem de e-mail para criar suas contas. 

Apesar de não ser uma obrigação, empresas que utilizam a hospedagem de e-mail personalizado acabam tendo mais chances de se destacar das demais que têm e-mails gratuitos como @gmail.com ou @hotmail.com.

Além disso, utilizar um provedor de e-mails proporciona diversas vantagens operacionais de gerenciamento dos e-mails.

Pensando nisso, resolvi tirar todas as dúvidas sobre o assunto e comparar os melhores serviços de e-mail com domínio personalizado do mercado. Aqui você vai encontrar:

• O que é um e-mail com domínio próprio;
• Por que ter uma conta de e-mail com domínio personalizado;
• Vantagens em utilizar um serviço de hospedagem de e-mail;
• Instruções sobre criar um domínio personalizado;
• Onde criar conta de e-mail com domínio próprio;
• Tudo sobre webmail, POP e IMAP;
• Dicas para o Gmail gratuito;
• E respostas para dúvidas comuns.

Vamos lá?!

O que é um e-mail com domínio próprio?

Antes de mais nada, um e-mail com domínio próprio é aquele que utiliza domínio personalizado (por exemplo, nome@dominioproprio.com), diferente dos endereços de e-mail gratuitos ofertados por provedores como o Gmail e Outlook, onde você precisa utilizar o “@gmail” ou “@hotmail” respectivo ao provedor utilizado. 

De modo geral, não é uma obrigação possuir um e-mail com domínio personalizado, mas é uma estratégia de marketing poderosa se bem usada.

Empresas que buscam associar os domínios de e-mail corporativo e dos funcionários à marca transparecem virtudes como organização e profissionalismo.

Por que ter uma conta de e-mail com domínio personalizado?

Mas aí você me pergunta: “Devo fazer um e-mail com domínio personalizado só para parecer mais profissional?”

Não. Apesar de essa ser uma grande vantagem, existem outros benefícios que devem ser levados em consideração. Veja a lista:

• Mais credibilidade e transparência;
• Mais segurança e privacidade;
• Mais liberdade e autonomia para criação de e-mails corporativos;
• Mais facilidade no gerenciamento;
• Suporte especializado;
• Mais espaço de armazenamento;
• Uso de encaminhadores ou respostas automáticas;
• Melhores antivírus e filtros de spam;
• Sem anúncios e e-mails promovidos.

Vantagens em ter um e-mail com domínio próprio

Se você não sabe por que ter um endereço de e-mail contato@seusite.com em vez de um endereço contatoseusite@outlook.com, por exemplo, veja as vantagens:

Mais credibilidade

Em primeiro lugar, o tópico que já falei anteriormente: aumenta a credibilidade da sua empresa ou marca ao transparecer profissionalismo, organização e comprometimento. 

Perceba que clientes, parceiros e investidores observam os mínimos detalhes antes de fechar negócio, principalmente se forem de grande valor.

Um e-mail com domínio personalizado é uma estratégia de conquistar o interesse comercial a partir do valor simbólico que estimula a confiança para compras ou investir dinheiro. 

Stephen Kanitz, um dos mais renomados consultores empresariais brasileiros, é autor da célebre frase: “Não são os grandes planos que dão certo, são os pequenos detalhes.”

Mais transparência

A maior transparência também uma característica dos e-mails com domínio personalizado. Isto porque indica que realmente o e-mail pertence a empresa ou marca específica. 

Além do mais, é comum que os e-mails com domínio próprio possuam formas de autenticação mais seguras e explícitas.

Os contatos saberão que, de fato, estarão trocando e-mails com a empresa correta. 

Mais liberdade e autonomia para criação de e-mails corporativos

Ao contratar um provedor de hospedagem de e-mail, o serviço permite que você tenha mais autonomia na hora de pensar nos endereços utilizados. 

Você pode usar a criatividade para compor os endereços que mais se associem ao seu negócio ou marca.

Sem anúncios e e-mails promovidos

Não chega a ser um problema real na maioria dos casos, mas receber anúncios e e-mails promovidos é um saco!

Além do mais, prejudica a organização e a estética das caixas de entrada. 

Uma grande vantagem de possuir um e-mail de domínio próprio é ter o acesso a plataformas que não possuem anúncios ou e-mails promovidos.

Vantagens em utilizar um serviço de hospedagem de e-mail

Se você utiliza contas de e-mail na mesma hospedagem onde está seu site, dê uma atenção especial a este tópico.

Isso porque hospedar seu site e seus e-mails no mesmo lugar é uma péssima ideia.

Mais segurança e privacidade

Um fator a ser considerado é a maior segurança e privacidade obtidas através do uso de e-mail personalizado.

Isso porque, devido às características próprias da hospedagem (como verificação em duas etapas), torna-se mais difícil a invasão às contas. 

Mais facilidade no gerenciamento

Quem cuida dos e-mails corporativos sabe que é um serviço que exige muita atenção e responsabilidade. Por isso, qualquer funcionalidade que permite mais facilidade é bem-vinda.

Ao optar por um serviço de hospedagem de e-mail, fica mais fácil de organizar os endereços corporativos (os seus próprios e os dos seus contatos, em pastas, mailing e listas).

Além disso, alguns provedores costumam oferecer outras vantagens referentes ao gerenciamento, como plataformas exclusivas com ferramentas práticas e funcionais: calendários, armazenamento na nuvem, chat etc.

Suporte especializado

Para a maioria das empresas, problemas no e-mail podem trazer prejuízos imensos, como perda de contatos e arquivos importantes para os mais diversos setores corporativos.

Quando se opta pela utilização dos serviços profissionais de hospedagem de e-mail, a maioria dos provedores também fornece assistência personalizada para os mais diferentes problemas referentes ao serviço. 

Mais espaço de armazenamento e backup

Os provedores de hospedagem de e-mail possuem serviços próprios de armazenamento e backup. 

Isto significa um espaço maior, mais seguro e privado do que o que é oferecido pelos provedores grátis ou em contas de e-mail hospedadas junto com seu site.

Essa vantagem pode ser usada para melhor organização dos dados e transações realizadas através do e-mail.

Contas de e-mails criadas em hospedagem de sites consomem muito espaço e recursos do servidor.

Então, se você não ficar atento, seu site pode até mesmo ficar fora do ar por conta do volume de e-mails. Isso também compromete os backups de sua hospedagem: podem ficar corrompidos ou falhar completamente.

Quando você cria contas de e-mail em provedores especializados, não há essa preocupação.

Uso de encaminhadores ou respostas automáticas

Outras ferramentas bem comuns oferecidas pelos provedores particulares diz respeito ao encaminhamento de e-mail e respostas automáticas.

Por exemplo, se um funcionário está de férias, você pode configurar uma resposta automática para ele e ainda encaminhar os e-mails recebidos para a sua conta.

Melhores antivírus e filtros de spam

Ao contratar um serviço de hospedagem de e-mail, a maioria dos provedores oferece juntamente serviços de antivírus e filtros de spam que ajudam na proteção e gerenciamento dos e-mails corporativos.

Essa, inclusive, é a maior vantagem dos serviços de e-mail em comparação às contas de e-mail criadas em servidor, como e-mails do cPanel. Nesses casos, anti-vírus e anti-spam praticamente inexistem.

Além disso, se você hospeda seus e-mails em uma hospedagem compartilhada, estará sujeito a ter o IP marcado como spam a qualquer momento.

Isso porque em uma hospedagem compartilhada há diversos clientes que hospedam sites e e-mails junto com você. Então, se um deles é spammer, suas ações podem comprometer o servidor inteiro.

Em serviços especializados de e-mail isso não acontece.

Onde criar conta de e-mail com domínio próprio?

Agora vou te mostrar onde você pode criar e-mails com domínio próprio.

Para isso, indico três serviços de hospedagem:

1. Zoho Mail

O serviço de hospedagem de e-mail Zoho Mail é um dos mais usados pelas grandes e pequenas empresas.

É gratuito para até 5 contas com o mesmo domínio próprio. A partir de 6 endereços de e-mail a assinatura do Zoho passa a ser paga, custando de 1 a 4 dólares por mês.

Veja as vantagens:

• Grátis até 5 contas com o mesmo domínio próprio.
• Espaço de armazenamento de 5GB por usuário.
• Limite para anexos de até 25MB gratuitamente e 250MB nos planos pagos.
• Opção de roteamento de e-mails para outro servidor.
• Garantia de privacidade.
• Suporte 24hrs.
• Possibilidade de acesso IMAP e POP.
• Acesso pela web e aplicativos para Android e iOS.
• Nos planos pagos, opção de ter vários domínios personalizados e independentes.

Como instalar e configurar o Zoho Mail?

Primeiro você deve criar sua conta:

1. Clique aqui para o plano grátis para até 5 contas: mail.zoho.com/orgsignup.do
   Se você quiser ver as demais opções de planos, o link é este: zoho.com/mail/zohomail-pricing.html
2. Considerando que você já tem um domínio, marque a opção Sign up with a domain I already own e preencha seu domínio no campo informado. Em seguida, clique em Add.
   
3. Em seguida, preencha os dados solicitados. Em Administrator Account utilize o que será seu endereço de email principal, como contato@meusite.com. Em Mobile Phone você deve utilizar um número de celular existente, já que é preciso fazer uma verificação. Por fim, em Contact Email, utilize uma conta que já existe, como um e-mail pessoal meuemail@gmail.com.
   
4. Revise seus dados e clique em Sign Up.
   
5. Você receberá um código de verificação em seu celular. Utilize-o para confirmar sua conta.
   
6. Em seguida, é preciso verificar sua propriedade – ou seja, seu domínio. Recomendo que você siga os passos para verificação utilizando o Método TXT. Basta seguir os passos que aparecem na tela.
   

Aproveite para já cadastrar os registros MX em seu domínio. São esses:

Nome ou Host	Tipo	Conteúdo	Prioridade	TTL
@ ou seu domínio	MX	mx.zoho.com	10	300
@ ou seu domínio	MX	mx2.zoho.com	20	300
@ ou seu domínio	MX	mx3.zoho.com	50	300

Em poucos minutos você já terá seu e-mail próprio funcionando!

Como acessar meu e-mail no Zoho?

Para utilizar seu webmail, salve esse endereço: mail.zoho.com/zm.

Você também pode baixar o app para iOS e Android.

2. Yandex Mail

Já o Yandex possui mais de 1 milhão de negócios cadastrados em seu serviço de hospedagem de e-mails com domínio próprio.

Trata-se de uma opção com todas as funções básicas que se espera desse tipo de serviço.

Veja as vantagens:

• Caixas de e-mail livre de anúncios.
• Armazenamento ilimitado dos e-mails. 
• Suporte e assistência prioritários.
• Ferramentas de colaboração e cooperação corporativa. 
• Possibilidade ilimitada de usuários por domínio.
• Opção de migração de servidor.
• Proteção contra spam e vírus.

Como instalar e configurar o Yandex Mail?

Primeiro você deve se cadastrar no Yandex:

1. Crie uma conta em passport.yandex.com/auth
   
2. Após o cadastro, vá para o endereço domain.yandex.com e clique em Enable. A partir daqui a coisa pode ficar um pouco complicada porque a empresa se atrapalhou completamente com as traduções.
   
3. Na tela a seguir, digite seu login e clique no botão amarelo. Em seguida, digite a senha e clique novamente no botão amarelo.
   
4. A seguir, digite seu domínio e clique em Accept and connect.
   
5. Por fim, verifique seu domínio com o método DNS record. Basta seguir os passos para criar um registro TXT, e então clique em Verify domain.
   

Aproveite para já cadastrar também o registro MX do Yandex, que é apenas um:

Nome ou Host	Tipo	Conteúdo	Prioridade	TTL
@ ou seu domínio	MX	mx.yandex.net	10	300

Basta esperar alguns minutos e pronto!

Como acessar meu e-mail no Yandex?

Para utilizar seu webmail, salve esse endereço: mail.yandex.com.

Você também pode baixar o app para iOS e Android.

3. Gmail do Google Workspace

Todo mundo sabe que o Gmail é um dos mais renomados serviços de hospedagem de e-mail gratuito.

Você provavelmente já sabe que eles também possuem um serviço para domínios próprios com toda a facilidade de acesso aos serviços comuns do Google: o Google Workspace, antigo G Suite (…antigo Google Apps for Work).

Não é grátis ou tão barato quanto as outras recomendações, mas em compensação é um dos serviços mais completos no quesito ferramentas, armazenamento e possibilidade de acesso.

Veja as vantagens:

• Versão corporativa do Gmail, com acesso a todos os serviços e apps Google.
• Armazenamento na nuvem de 30GB.
• Agendas compartilhadas para mailing corporativo.
• Acesso pela web e aplicativos para Android e iOS.
• Suporte padrão 24hrs.

Como instalar e configurar o Gmail do Google Workspace?

Primeiro, crie sua conta no Google Workspace:

1. Acesse workspace.google.com/signup/businessstarter e preencha os dados solicitados.
   
2. Na tela a seguir, insira seus dados de contato.
   
3. Em seguida, selecione a opção Eu tenho um domínio e clique em Próxima.
   
4. Preencha o nome de seu domínio e prossiga para o próximo passo. Confirme seu domínio e clique em Próxima.
   
5. Em Compartilhe grandes ideias com o Google, selecione a opção desejada. Em seguida, crie o email principal de sua conta.
   
6. Por fim, ao clicar em Acessar a configuração, você deverá verificar seu domínio. Clique em Verificar e siga os passos do método de verificação de TXT.
   

Ao editar as configurações do seu domínio, aproveite para já cadastrar os registros MX do Gmail:

Nome ou Host	Tipo	Conteúdo	Prioridade	TTL
@ ou seu domínio	MX	ASPMX.L.GOOGLE.COM	1	300
@ ou seu domínio	MX	ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM	5	300
@ ou seu domínio	MX	ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM	5	300
@ ou seu domínio	MX	ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM	10	300
@ ou seu domínio	MX	ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM	10	300

Agora é só aguardar alguns minutos.

Como acessar meu e-mail no Gmail?

Para utilizar seu webmail, salve esse endereço: mail.google.com.

Você também pode baixar o app para iOS e Android.

Tabela comparativa de provedores de e-mail

Qual é a melhor opção para e-mail com domínio personalizado: Zoho Mail, Yandex Mail ou Google Workspace?

Veja uma comparação bem básica abaixo e saiba qual é a opção ideal para você:

Opção	Zoho Mail	Yandex Mail	Gmail Google Workspace
Contas de e-mail grátis	5	Sem limite	0
Painel do webmail	Completo	Básico	Completo
Armazenamento por usuário	5GB	10GB	30GB
Limite de anexos	25MB	25MB	25MB
Tradução	Boa parte em português e alguns detalhes em inglês	Boa parte em inglês e alguns detalhes em russo	100% em português
Nível de dificuldade de configuração	Relativamente fácil	Um pouco difícil	Médio

Além disso, todas oferecem anti-spam, suporte 24 horas e têm webmail e aplicativos para iOS e Android.

Utilizo as três opções em projetos diferentes e não tenho uma preferida. Todas me atendem bem.

Como usar a conta de e-mail: Webmail, POP ou IMAP?

Outra informação importante em relação a esse tema é sobre os protocolos de funcionamento das caixas de e-mails.

Você pode se deparar com esses termos ao pesquisar sobre os serviços. Aprenda o significado de cada um:

• Webmail: É um tipo de acesso realizado pelo navegador de internet. Não requer nenhum programa ou plataforma. A premissa é similar ao acesso por uma página de provedor de hospedagem, como o gmail.com ou outlook.live.com, por exemplo.
• IMAP: Requer um programa cliente de e-mail. É o protocolo de e-mails mais usado e recomendado para empresas. Consiste num sistema que sincroniza online os e-mails com o servidor de hospedagem, permitindo o acesso por diversos dispositivos conectados. Ocupa espaço de armazenamento, mas as mensagens estarão seguras no servidor.
• POP ou POP3: Requer um programa cliente de e-mail. Esse sistema consiste no download e armazenamentos dos seus e-mails na sua máquina ou dispositivo. Ou seja, seus e-mails podem não ficar acessíveis por dispositivos diversos como celulares e tablets, já que são apagados do servidor após o primeiro download.

Quanto à escolha, tudo depende de quais são suas necessidades.

No meu caso, utilizo Webmail no computador. No smartphone, utilizo os apps fornecidos pelos provedores. Assim, tudo está sempre sincronizado.

Cá entre nós, a opção de POP ou POP3 é a pior. Só recomendo se você tiver uma conta de e-mail de hospedagem de sites ou em um serviço com webmail bem ruim.

Isso porque esse protocolo é ideal para baixar e apagar os e-mails do servidor. Então, você não vai poder sincronizar seus e-mails em mais de um local.

Se você utilizar um cliente de e-mail em seu computador e um app no smartphone, opte pelo protocolo IMAP.

Dicas para o Gmail gratuito

Você pode utilizar uma conta gratuita do Gmail para enviar e receber emails de uma conta já existente e até mesmo centralizar todos os seus e-mails.

Assim você pode ter um e-mail em sua hospedagem ou em outros provedores de e-mail e utilizar a interface do Gmail para gerenciar suas mensagens.

Como usar um e-mail corporativo de graça no Gmail?

O que pouca (ou muita) gente não sabe é que você pode ter um email de seu domínio funcionando dentro do Gmail.

Mas essa dica só serve pra você que já tem uma conta de e-mail em sua hospedagem (como conta de email no cPanel).

Por exemplo, antes do Google Workspace, eu utilizava meu email corporativo no Gmail mesmo: recebia e respondia os emails por lá usando o meu endereço com domínio próprio, não o endereço do Gmail.

Outra vantagem de utilizar o Gmail é que você deixa de gastar espaço no seu servidor, além de se livrar dos spams – afinal, o anti-spam do Gmail é um dos melhores (se não o melhor).

Quer testar?

É mais fácil do que você imagina! Criei um passo-a-passo bem simplificado para todo o processo, que não leva nem 2 minutos:

1. Faça login em sua conta do Gmail. Em seguida, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela e selecione Configurações.
   
2. Assim que a página carregar, clique no item Contas e importação, logo no menu do topo.
   
3. Role a página até a opção Verificar e-mails de outras contas (usando POP3). Clique em Adicionar uma conta de e-mail POP3 que você possui. Ou seja, utilize a conta de email que você tem em sua hospedagem.
   
4. Na janela que abrir, basta digitar seu email (conforme comentei acima, certifique-se de que ele já existe em sua hospedagem) e clicar em Próxima etapa.
   
5. Em seguida, em Nome de usuário, digite seu email novamente; em Senha, a senha que você utiliza para acessar esse email; e em Servidor POP, o endereço que sua hospedagem disponibiliza (normalmente é mail.nomedoservidoraqui.com ou pop.nomedoservidoraqui.com). Escolha a Porta 110 (ou a porta que sua hospedagem indicar), marque as opções que desejar e clique em Adicionar conta.
   
   1. “Deixe uma cópia da mensagem recuperada no servidor” = a cada vez que o Gmail baixar os emails do seu servidor, ele não irá deletá-los;
   2. “Usar sempre uma conexão segura (SSL) ao recuperar e-mail” = é uma boa opção se sua hospedagem tiver conexão segura – caso contrário, não tem importância;
   3. “Marcar as mensagens recebidas” = Aqui você pode criar uma pasta para os emails da conta que você está cadastrando, o que manterá seu Gmail organizado;
   4. “Arquivar mensagens recebidas (ignorar a caixa de entrada)” = Os emails que você receber dessa conta não aparecerão na caixa de entrada, apenas na pasta que você escolheu na opção acima ou em nenhuma pasta, caso você não opte por tal opção).
6. Para enviar emails com seu domínio próprio, na aba Contas e importação, na opção Enviar e-mail como clique em Adicionar outro endereço de e-mail que você possui.
   
7. Em Nome, escreva o nome que você deseja mostrar ao enviar um email; em Endereço de e-mail, insira o email utilizado nos passos acima. Recomendo que a opção Tratar como um alias fique marcada. Depois disso, basta clicar em Próxima etapa, e então o Gmail enviará um email de confirmação para você.
   

Se você seguiu todos os passos acima corretamente e ainda assim seu email não funcionar, entre em contato com o suporte do Gmail ou de sua hospedagem para ver o que pode estar acontecendo.

O erro mais comum: seguir essa dica sem ter contratado hospedagem, utilizando dados aleatórios no passo 5. Conforme citei algumas vezes acima, sem já ter a conta de e-mail em uma hospedagem essa dica não irá funcionar.

Como usar várias contas de e-mail no Gmail?

Com a dica acima, muita gente questionou se era possível unir várias contas de e-mail no Gmail em uma conta só, ou se era preciso criar uma conta no Gmail para cada e-mail de domínio próprio.

Independentemente se você tem ou não um e-mail de domínio personalizado, é possível centralizar todos os seus e-mails em apenas uma conta de Gmail de forma gratuita.

Por exemplo, vamos supor que você tem um e-mail no Gmail, outro no Hotmail, um e-mail do trabalho e uma conta de e-mail do iCloud. Você pode centralizar tudo no Gmail, que permite que até 5 endereços sejam cadastrados por conta!

Como fazer isso? Basta seguir o mesmo passo-a-passo que passei acima. É a mesma coisa!

Conclusão: Zoho Mail, Yandex Mail ou Gmail do Google Workspace?

Se você quer um webmail tão completo quanto o do Gmail mas não quer pagar nem um centavo por isso, vá de Zoho Mail. É uma opção grátis para até 5 contas e tem um painel quase idêntico ao do Gmail.

Se você precisa de um webmail básico, o Yandex Mail é a melhor opção.

Se você necessita de mais controle para a sua organização, o Google Workspace é a escolha certa.

Se você vai utilizar um cliente de e-mail como Thunderbird, Mail da Apple ou outro em seu smartphone, tanto faz escolher entre Zoho, Yandex ou Google Workspace. No final das contas, vai dar na mesma.

No geral, fuja de serviços grátis sem a possibilidade de utilização de um domínio seu. E jamais hospede contas de e-mail na mesma hospedagem em que seu site está instalado.

Créditos das imagens: Freepik e sites citados.

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